Mit der Abgabe der Anmeldung verpflichtet sich der Anmelder zur Beteiligung an der Ausstellung. Mit der Anmeldung erkennt der Aussteller für sich und die von ihm Beauftragten die Ausstellungsbedingungen als verbindlich an. Anmeldungen mit Vorbehalten, Streichungen, Ergänzungen und Änderungen sind unwirksam. Die Zulassung erfolgt durch schriftliche Bestätigung, wodurch ein Vertrag zwischen Aussteller und Veranstalter geschlossen ist. Die erteilte Zusage kann widerrufen werden, wenn die Voraussetzungen für die Erteilung nicht oder nicht mehr gegeben sind. Der Veranstalter ist berechtigt, Anmeldungen ohne Begründung zurückzuweisen.

2. Standvergabe

Die Ausstellungsstände werden vom Veranstalter zugeteilt. Das Eingangsdatum der Anmeldung ist hierbei nicht maßgebend. Wünsche der Aussteller über die Zuweisung von bestimmten Ständen werden soweit wie möglich berücksichtigt, können jedoch nicht zur Bedingung gemacht werden. Der Veranstalter kann Stände und Werbetafeln aus organisatorischen Gründen oder wegen des Gesamtbildes auf andere Plätze verlegen oder die Ausstellungsfläche und -aufteilung anpassen.

3. Mehrere Mieter, Untervermietung, Überlassung des Standes an Dritte

Der Aussteller ist nicht berechtigt, ohne schriftliche Genehmigung des Veranstalters den ihm zugewiesenen Platz ganz oder teilweise Dritten zu überlassen, ihn zu vertauschen, unterzuvermieten oder für andere Firmen anzunehmen. Die Aufnahme eines Mitausstellers bedarf eines gesonderten Antrages und hat schriftlich beim Veranstalter zu erfolgen. Die Zulassung eines Mitausstellers ist kostenpflichtig. Eine ohne Zustimmung erfolgte Aufnahme eines Mitausstellers berechtigt den Veranstalter, den Vertrag mit dem Aussteller fristlos aufzukündigen und den Stand auf Kosten des Standmieters räumen zu lassen.

4. Standpersonal

Im Mietpreis sind Teilnahmegebühren an der Veranstaltung für zwei Personen inkl. Mitaussteller enthalten. Die Anmeldung dieser Teilnehmer erfolgt mit einem gesonderten Anmeldeformular, das mit der  Standbestätigung zugeschickt wird. Die Teilnehmer sind namentlich zu benennen; die Berechtigungen sind nicht übertragbar. Weitere Personen zahlen die ermäßigten Teilnahmegebühren (€ 690,–).

5. Standbegrenzungen und -dimensionierungen

Eine Überschreitung der Standbegrenzung ist unzulässig. Der Veranstalter kann verlangen, dass Ausstellungsstände, deren Aufbau nicht genehmigt ist bzw. nicht den Ausstellungsbedingungen entsprechen, geändert oder  entfernt werden. Muss ein Stand aus dem gleichen Grund geschlossen werden, so ist ein Anspruch auf Rückerstattung der Standmiete nicht  gegeben.

5.1 Systemstand

Sofern der Aussteller kein eigenes Standsystem verwendet, können Systemstandelemente einer beim Veranstalter akkreditierten Messebaufirma gebucht werden. Die gebuchten Leistungen sind kostenpflichtig und werden zusätzlich zur Ausstellergebühr in Rechnung gestellt. Das gesamte Standbaumaterial, ggf. auch inkl. Blende ist Eigentum der Messebaufirma. Wände des Mietstandes dürfen weder beklebt noch „benagelt“ oder „betackert“ werden. Eventuelle Beschädigungen und Sonderreinigungen werden dem einzelnen Aussteller in Rechnung gestellt.

5.2 Eigenes Standsystem

Wird ein eigenes Standsystem mitgebracht, entfällt der Standaufbau. Eine Zeichnung ist dann spätestens sechs Wochen vor Veranstaltungsbeginn einzureichen, um die Genehmigung des Veranstalters einzuholen.

6. Rücktritt

Erfolgt nach verbindlicher Anmeldung bis zum 15. Mai 2009 eine Absage, so werden 10 % der Standmiete als Kostenbeitrag erhoben. Wird bis zum 30. Juni 2009 abgesagt, erhöht sich der Kostenbeitrag auf 25 % der  Standmiete, bei späteren Absagen ist die volle Standmiete fällig. Der Antrag auf Rücktritt kann nur schriftlich erfolgen. Er ist nur dann wirksam, wenn der Veranstalter schriftlich sein Einverständnis gibt.

7. Zahlungsfristen und -bedingungen

Der Veranstalter hat das Recht, die Rechnungsstellung, die Abwicklung der Zahlung und die Termin- oder Zahlungsüberwachung an andere Firmen/Organisationen zu übertragen, die dann in den beschriebenen Angelegenheiten im Auftrag des Veranstalters handeln. Die in der Rechnung genannten Zahlungstermine sind einzuhalten. Die Bezahlung der  Rechnungsbeträge vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn ist Voraussetzung für den Bezug der Ausstellungsfläche. Der Veranstalter kann bei  Nichteinhaltung der Zahlungsbedingungen über den bestätigten Stand anderweitig verfügen.

Der Aussteller hinterlegt eine Kaution in Höhe von € 1.000,- je Stand, die unmittelbar mit der Begleichung der Rechnung zu überweisen ist. Bei Verstößen gegen diese Ausstellungsbedingungen, insbesondere gegen die Punkte (5., 5.1, 6., 9. und 10, ist der Veranstalter berechtigt, die Kaution ganz oder teilweise einzuziehen bzw. mit anfallenden Vertragsstrafen zu verrechnen. Die Beweislast trägt der Aussteller. Falls kein Verstoß eintritt, wird die Kaution innerhalb von 14 Tagen nach Veranstaltungsende  zurücküberwiesen.

9. Werbung

Der Aussteller ist zur Durchführung von Werbemaßnahmen, insbesondere der Verteilung von Prospektmaterial und Warenproben, nur innerhalb des ihm zugewiesenen Standes berechtigt. Ohne Genehmigung angebrachte Plakate, Aufkleber oder andere Werbedrucke werden während der Veranstaltung kostenpflichtig entfernt. Lautsprecherwerbung, Diapositiv- oder Filmvorführungen sowie Showeinlagen bedürfen der schriftlichen Vereinbarung mit dem Veranstalter. Das Gleiche gilt für die Verwendung anderer Geräte und Einrichtungen, durch die auf optische Weise eine gesteigerte Werbewirkung erzielt werden soll. Der Veranstalter ist berechtigt, trotz vorher erteilter Genehmigung diejenigen Vorführungen einzuschränken oder zu untersagen, die Belästigungen, Schmutz, Staub, Abgase oder Erschütterungen verursachen oder aus sonstigen Gründen zu einer Gefährdung oder Beeinträchtigung der Veranstaltung führen.

10. Auf- und Abbau

Die genauen Zeiten für den Auf- und Abbau der Stände werden rechtzeitig mitgeteilt und sind einzuhalten. Der Standaufbau muss rechtzeitig vor der Eröffnung der Veranstaltung abgeschlossen sein. Vom Veranstalter definierte Verkehrsflächen sind unbedingt freizulassen. Der Aussteller verpflichtet sich zur Entsorgung des Mülls nach Auf-/Abbau des Standes. Notwendige Aufräumarbeiten werden dem Verursacher in Rechnung gestellt. Kein Stand darf vor Veranstaltungsende ganz oder teilweise geräumt werden, es sei denn, der Veranstalter hat hierfür sein ausdrückliches Einverständnis gegeben. Zuwiderhandelnde Aussteller müssen eine Vertragsstrafe* entrichten. Der Veranstalter behält sich darüber hinaus vor, einen Ausschluss für die nächste Veranstaltung auszusprechen.

11. Strom/Beleuchtung, Telefonanschluss, Materialbedarf

Die allgemeine Beleuchtung und ein einfacher Stromanschluss (220V, 16A) gehen zu Lasten des Veranstalters. Wünsche der Aussteller nach Telefonanschlüssen oder sonstigen zusätzlichen elekommunikationseinrichtungen sind mit dem Veranstalter oder mit der von ihm beauftragten Firmen zu bestellen. Diese Bestellung kann nur nach rechtzeitiger Anmeldung berücksichtigt werden. Die Berechnung dieser Anschlüsse und Nutzungsgebühren erfolgt – zusätzlich zur Standmiete – durch den Veranstalter oder der von ihm beauftragten Firmen zu Lasten des Ausstellers.

12. Haftung

Haftungsansprüche gegen den Veranstalter sind ausgeschlossen. Den Ausstellern wird empfohlen, ihr Risiko selbst über eine Versicherung (erweiterte Betriebshaftpflicht) abzudecken. Der Aussteller ist selbst für alle Schäden, die Dritte auf dem Stand des Ausstellers oder für dessen Tätigkeit erleiden, haftpflichtig.

13. Behördliche Bestimmungen

Sämtliche Gänge im Ausstellungsbereich müssen aufgrund von Sicherheitsvorschriften in voller Breite freigehalten werden. Die Einrichtung der Stände darf nicht über die Begrenzung des Standes hinausgehen.

14. Aussteller-/Teilnehmerausweise

Für die Dauer der Veranstaltung ist das vom Veranstalter an alle Aussteller ausgegebene Namensschild zu tragen. Andere Namensschilder sind nicht gestattet. Besucher müssen ein Besucherschild des Veranstalters tragen.

15. Abgabe von Nahrungs- und Genussmitteln/Ausschank

Verköstigungen und Abgaben von Nahrungs- und Genussmitteln sind genehmigungspflichtig, sofern sie nicht über ggf. vorgeschriebene ortsgebundene Cateringservices erfolgen.

16. Höhere Gewalt

Kann der Veranstalter aufgrund eines besonderen Umstandes die Veranstaltung nicht durchführen, entfällt die Standmiete. Im Falle einer Absage übernimmt der Veranstalter keinerlei weitere Kosten. Muss eine begonnene Veranstaltung verkürzt oder vorzeitig beendet werden, hat der Aussteller keinen Anspruch auf Rückerstattung oder Reduzierung der Standmiete. Wenn die Veranstaltung aus zwingenden Gründen auf einen anderen Termin verlegt werden muss, so behalten die getroffenen Vereinbarungen ihre Gültigkeit.

17. Salvatorische Klausel

Sollten eine oder mehrere Regelungen dieser Bedingungen ganz oder teilweise nicht wirksam oder unwirksam sein, wird hierdurch nicht die Gültigkeit der übrigen Regelungen berührt. In einem solchen Fall gilt die gesetzliche Regelung des jeweiligen Vertragstypus, auf den sich die unwirksame Regelung bezieht.

*) siehe 8. Kaution